PROGETTO POSTE ITALIANE
INVENTARIAZIONE DEI BENI MOBILI DA RIPARTIRE TRA CESPITI PATRIMONIALI A BILANCIO PRESSO LA SEDE CENTRALE ROMA EUR
LA STORIA
Ereditando dalle “Poste di Sardegna” l’impostazione di servizio postale pubblico, dopo l’Unità d’Italia,
nel 1889 nacque il Ministero delle Poste e Telegrafi.
Detta impostazione di Pubblica Amministrazione venne mantenuta fino agli inizi degli anni ’90,
ma sulla base di una grave inefficienza economica, nel 1994 il Ministero divenne dapprima un Ente Pubblico Economico e successivamente, nel 1998, una SPA il cui primario obiettivo del processo di trasformazione fu l’adozione del principio di efficienza produttiva, il recupero della qualità
dei servizi ed il risanamento economico-finanziario.
IL PROBLEMA
Nel passaggio da struttura della P.A. centrale a Società per azioni le Poste Italiane si sono trovate a mutare, anche velocemente, le logiche contabili di base e di struttura di bilancio.
Tra queste logiche è immediatamente emersa la necessità di creare e valorizzare il Registro dei Cespiti Ammortizzabili per tutti i beni mobili.
Le informazioni di partenza erano costituite da alcuni inventari privi di collegamenti concettuali tra il singolo bene ed il suo valore d’acquisto.
Ad esempio: sulle fatture di acquisto molti beni erano identificati dal loro nome sul catalogo del fornitore (salotto modello …) mentre le single componenti risultavano praticamente irrintracciabili negli inventari identificativi del singolo elemento (poltrona con braccioli e quattro rotelle …).
LA SOLUZIONE
NTA ha costituito e formato venti squadre di rilevatori, ciascuna costituita da due persone ed un p.c. portatile, in grado di identificare e classificare con l’applicazione di una tradizionale etichetta con codice a barre, ogni bene presente in ogni singolo ambiente (stanze, magazzino, corridoio, deposito e simili) ispirandosi ad una banca dati di base creata sulle informazioni storiche disponibili, da incrementare di volta in volta, in modo descrittivo, negli elementi non preesistenti.
Il lavoro dei rilevatori è stato coordinato da una sala operativa che, partendo dalle mappe dei singoli piani degli edifici da inventariare doveva:
– determinare le zone lavorative giornaliere di ogni singola squadra garantendone la turnazione;
– prendere in carico i contenuti dei file relativi ai beni inventariati;
– aggiornare la banca dati generale;
– valorizzare per classi i beni;
– effettuare verifiche di congruità;
– elaborare statistiche.
Compito dei rilevatori è stato inoltre quello di valorizzare per classi predefinite il livello medio di vetustà e funzionalità di ogni singolo bene. Ulteriore compito della sala operativa è consistito in quello di valorizzare per classi predefinite ogni singolo item inventariato distinguendo tra quelli presenti in banca dati, già classificati per valore di acquisto, e quelli non riscontrati dai rilevatori per i quali ci si è basati nella valutazione degli stessi. L’attività è stata svolta presso la Sede delle Poste Italiane di viale Europa/viale Asia di Roma EUR. La consistenza degli ambienti presi in considerazione è stata pari a circa 4.000 stanze e 200 magazzini molti dei quali ubicati tre piani sotto il suolo stradale.
La squadra operativa della NTA è stata composta da 48 risorse (40 rilevatori, 8 di sala operativa) escluso il management.
Il tempo impiegato è stato di poco superiore ai 4 mesi e gli item inventariati oltre 112.000.
– determinare le zone lavorative giornaliere di ogni singola squadra garantendone la turnazione;
– prendere in carico i contenuti dei file relativi ai beni inventariati;
– aggiornare la banca dati generale;
– valorizzare per classi i beni;
– effettuare verifiche di congruità;
– elaborare statistiche.
Compito dei rilevatori è stato inoltre quello di valorizzare per classi predefinite il livello medio di vetustà e funzionalità di ogni singolo bene. Ulteriore compito della sala operativa è consistito in quello di valorizzare per classi predefinite ogni singolo item inventariato distinguendo tra quelli presenti in banca dati, già classificati per valore di acquisto, e quelli non riscontrati dai rilevatori per i quali ci si è basati nella valutazione degli stessi. L’attività è stata svolta presso la Sede delle Poste Italiane di viale Europa/viale Asia di Roma EUR. La consistenza degli ambienti presi in considerazione è stata pari a circa 4.000 stanze e 200 magazzini molti dei quali ubicati tre piani sotto il suolo stradale.
La squadra operativa della NTA è stata composta da 48 risorse (40 rilevatori, 8 di sala operativa) escluso il management.
Il tempo impiegato è stato di poco superiore ai 4 mesi e gli item inventariati oltre 112.000.
Diamo risposta ad esigenze generalmente "non codificate".
Risolviamo problematiche nuove ed estemporanee.
Affrontiamo emergenze di ristrutturazione.
Dal 2003 l’azienda è certificata ISO 9001 in relazione allo scopo di “progettazione ed erogazione di servizi temporanei alle Imprese, per la fornitura di risorse umane qualificate a supporto dell’organizzazione committente”.
